Organiser un événement professionnel n’est pas une mince affaire, notamment qu’on a un budget à respecter. En effet, il existe une multitude d’événements comme l’organisation de salons, congrès, portes ouvertes, séminaires, team-building, soirée d’entreprise, cocktail, séance de formation, etc. En respectant les étapes d’organisation d’un événement professionnel apporte sérénité et succès à votre entreprise.
Afin d’atteindre les objectifs, il est important de bien effectuer les préparatifs, découvrez notre check-list des bonnes pratiques en matière d’organisation d’événements !
1: Fixer les objectifs d’organisation d’un séminaire ou congrès:
Pour bien organiser un événement professionnel, il faut tout d’abord fixer vos objectifs pour déterminer le format de l’événement ainsi que la stratégie à adopter. En effet, un séminaire s’avère une bonne occasion de rencontrer et d’échanger avec des professionnels de votre secteur, tandis que le contact avec votre clientèle s’établira mieux au cours d’une soirée d’entreprise ou d’un cocktail.
2: Bien identifier votre public:
La réflexion autour de votre public, vous permet d’identifier vos objectifs et bien choisir la nature de l’événement, mais aussi les sujets abordés.
Plusieurs questions à vous de poser pour bien identifier votre public :
-Quelle cible conviendra le mieux aux objectifs fixés ?
-Qu’apporte l’organisation d’un événement à votre entreprise ?
3: Fixer un budget pour l’organisation d’un événement professionnel:
Parmi les étapes les plus importantes dans l’organisation d’un événement professionnel, est la fixation d’un budget. Pour l’occasion, nombreux postes de dépense sont à prévoir : location de salle de séminaire professionnel, hôtesse, traiteur, mobilier.
4: Choisissez le lieu de l’événement:
Salle de réception, salle municipale, optez pour un endroit adapté à votre activité. L’accès du lieu doit être simple pour encourager vos visiteurs à se déplacer.
Il y a plusieurs salles de conférence et de séminaire en Tunisie offrant tout un éventail d’espaces de réunion telles que La Zitouna, région de Sousse.
La Zitouna vous offre une salle de séminaire confortable, équipée et éclairée à la lumière du jour pour bien organiser votre événement professionnel. Tout est prévu pour vous aider à réussir toutes vos réceptions.
Communiquer sur l’événement:
Il faut prévoir une stratégie de communication événementielle pour promouvoir votre événement et attirer du monde.
Tout dépend de votre budget et de votre cible, plusieurs supports de communication à examiner.
-Site web : publiez les informations relatives à votre événement pour bénéficier d’une bonne visibilité.
-L’emailing : c’est le support approprié pour l’envoi des invitations.
-Les réseaux sociaux : vous pouvez communiquer facilement auprès de votre audience et toucher plusieurs internautes comme Facebook Ads, LinkedinAds, Twitter Ads.